Dados estruturados e não estruturados: onde está a verdade da sua operação

Seu CRM diz que o lead foi contatado em 24 horas. O e-mail mostra que o cliente reclamou de demora 3 vezes. Seu ERP mostra pedido entregue. O WhatsApp do vendedor revela que o cliente cancelou por atraso. Qual é a verdade?

O problema dos dados que não conversam

Empresas têm toneladas de dados. CRM registra interações. ERP registra transações. Planilhas registram exceções. Mas esses dados não conversam entre si, e o que acontece no mundo real fica escondido nos canais informais: e-mail, WhatsApp, ligações telefônicas, reuniões.

O resultado? Gestores tomam decisões baseados em dados que contam apenas metade da história — e geralmente a metade errada.

Dados estruturados: o que o sistema acha que acontece

Dados estruturados são aqueles que vivem em campos definidos de sistemas:

• CRM: Leads, oportunidades, status de pipeline, datas de contato
• ERP: Pedidos, notas fiscais, estoques, contas a pagar/receber
• Planilhas: Controles paralelos, indicadores, listas de tarefas
• BI: Dashboards, relatórios, métricas consolidadas

Esses dados são fáceis de consultar, agregar e visualizar. O problema? Eles mostram o registro oficial do que aconteceu — não necessariamente o que aconteceu de verdade.

"O CRM mostra que o vendedor fez follow-up. O e-mail mostra que ele copiou e colou a mesma mensagem genérica para 50 leads. Qual informação é mais valiosa?"

Dados não estruturados: onde a verdade se esconde

Dados não estruturados são textos livres, conversas, gravações:

• E-mails: Negociações, reclamações, pedidos de exceção, escalações
• WhatsApp: Combinados informais, urgências, relacionamento real
• Ligações: Tom de voz, objeções reais, decisões não documentadas
• Reuniões: Contexto, nuances, alinhamentos que nunca viram ata
• Documentos: Propostas, contratos, apresentações com histórico de revisões

Esses dados são difíceis de analisar em escala, mas contêm a verdade operacional: onde o processo realmente trava, quais exceções são rotina, quem resolve o quê de verdade.

Por que cruzar os dois é essencial

Diagnóstico operacional que olha só para dados estruturados é como médico que diagnostica só olhando para exames de sangue, sem ouvir o paciente. Você vê números, mas perde o contexto.

Exemplo real: o gargalo invisível

Uma empresa tinha tempo médio de proposta comercial de 5 dias segundo o CRM. O gestor achava que o problema era capacidade do time. Ao cruzar com e-mails e WhatsApp, descobrimos:

• 40% do tempo era espera por aprovação de alçada que poderia ser automática
• 30% era vai-e-volta pedindo informações que já existiam em outro sistema
• Apenas 30% era trabalho efetivo de montar a proposta

O problema não era capacidade. Era fluxo. E isso só apareceu quando cruzamos os dados estruturados (CRM) com os não estruturados (comunicação).

Como fazemos o cruzamento na KITEBIZ

Na fase de Visualizar do Método VTA™, utilizamos técnicas de processamento de linguagem natural para analisar comunicações em escala:

1. Extração de eventos: Identificamos menções a pedidos, reclamações, aprovações, escalações
2. Análise de sentimento: Detectamos frustração, urgência, satisfação nos textos
3. Mapeamento de fluxo real: Reconstruímos como o trabalho realmente fluiu, não como deveria fluir
4. Correlação com sistemas: Cruzamos achados com dados de CRM, ERP e planilhas

O resultado é uma tomografia do processo: você vê não apenas os números, mas o contexto por trás deles.

O que você descobre ao cruzar

Clientes que fizemos diagnóstico descobriram coisas como:

• Excel paralelo: 70% das exceções eram tratadas em planilha que o sistema não conhecia
• Conhecimento tácito: Uma pessoa concentrava 80% das decisões de um fluxo crítico
• Comunicação fragmentada: 60% das negociações aconteciam por WhatsApp pessoal, sem registro
• Aprovações fantasma: Aprovadores que carimbavam sem ler porque confiavam no analista
• Retrabalho oculto: Mesma informação digitada 4 vezes em sistemas diferentes

Privacidade e ética no uso de dados

Uma preocupação legítima: "vocês vão ler meus e-mails e WhatsApp?". A resposta: não da forma que você imagina.

Nossa análise é feita com:

• Agregação: Olhamos padrões, não conversas individuais
• Anonimização: Nomes são substituídos por funções
• Consentimento: Todo acesso é autorizado e documentado
• Foco operacional: Buscamos gargalos de processo, não comportamento individual

O objetivo não é vigiar pessoas. É entender onde o processo trava para poder melhorá-lo.

Comece pelo diagnóstico

Se você suspeita que seus dados estruturados não contam a história toda, provavelmente está certo. A boa notícia: descobrir a verdade é o primeiro passo para resolver.